Política de privacidade
Última atualização: 30 de setembro de 2026
A Octavia é um sistema de agendamento com atendimento pelo WhatsApp, oferecido pela Octopus Tecnologia (THIAGO DOUGLAS SANTOS DE ARAUJO, CNPJ 41.546.113/0001-74), aqui chamada de "Octopus" ou "nós". Esta política explica quais dados tratamos, para quê, com quem compartilhamos e como você exerce os seus direitos previstos na Lei Geral de Proteção de Dados (Lei nº 13.709/2018, LGPD).
Em resumo: usamos os dados só para agendar e atender em nome da empresa que contratou a Octavia. Não vendemos dados nem os usamos para publicidade. As conversas são apagadas depois de 365 dias sem atividade. Você pode pedir acesso, correção ou exclusão pelo e-mail contato@octopustecnologia.com.br.
1. Quem é quem
- Empresa cliente: o negócio que contrata a Octavia (um lava-jato, uma clínica, uma quadra) para atender os próprios clientes.
- Cliente final: a pessoa que conversa com a empresa cliente pelo WhatsApp ou pelo link de agendamento para marcar um atendimento.
- Usuários do painel: as pessoas da empresa cliente que entram no painel da Octavia (donos, atendentes).
Para os dados dos clientes finais, a empresa cliente é a controladora e a Octopus atua como operadora, tratando os dados em nome dela e conforme as instruções dela. Para os dados de cadastro da empresa cliente e dos usuários do painel, a Octopus é a controladora.
2. Dados que tratamos
Da empresa cliente e dos usuários do painel
- Nome da empresa, CNPJ, endereço, serviços, horários de atendimento e regras de agendamento.
- Nome, e-mail e papel de cada usuário do painel, e registros de acesso.
- Dados da conta do WhatsApp Business conectada (número, identificadores da conta na Meta e a credencial de acesso concedida pela Meta, guardada cifrada).
- Se a empresa conectar, credenciais de acesso ao Google Agenda ou ao Outlook de cada profissional (também cifradas) e os horários ocupados nessas agendas.
Dos clientes finais
- Nome e número de WhatsApp.
- Agendamentos: serviço, data, horário, profissional ou recurso, situação (confirmado, remarcado, cancelado, compareceu) e histórico de agendamentos com aquela empresa.
- Mensagens trocadas com a empresa pelo WhatsApp enquanto a Octavia atende, inclusive as respostas da equipe.
- Consentimento para receber lembretes, com data e origem.
- No link de agendamento, o endereço IP e a verificação anti-robô (captcha), usados para impedir abuso.
Não pedimos nem tratamos dados sensíveis (como saúde, religião ou biometria). Se um cliente final enviar esse tipo de informação na conversa, ela é tratada apenas como parte do atendimento.
3. Para que usamos
| Finalidade | Base legal (LGPD) |
|---|---|
| Prestar o serviço contratado: agenda, atendimento automático, painel | Execução de contrato (art. 7º, V) e, para dados de clientes finais, as bases da empresa cliente |
| Responder, marcar, remarcar e cancelar atendimentos pedidos pelo cliente final | Procedimentos a pedido do titular (art. 7º, V) |
| Enviar lembretes de agendamento pelo WhatsApp | Consentimento do cliente final (art. 7º, I), registrado pela empresa |
| Segurança, prevenção de fraude e de abuso (limites de uso, captcha, registros de acesso) | Legítimo interesse (art. 7º, IX) e cumprimento de obrigação legal (art. 7º, II) |
| Relatórios para a empresa cliente (atendimentos, faltas, conversas) | Execução de contrato (art. 7º, V) |
Não vendemos dados, não os usamos para publicidade e não os usamos para treinar modelos de inteligência artificial.
4. Atendimento automático com inteligência artificial
As respostas no WhatsApp são geradas por um modelo de inteligência artificial (Claude, da Anthropic), que lê a conversa e consulta a agenda da empresa para oferecer horários e registrar agendamentos, sempre dentro das regras definidas pela empresa. O cliente final pode pedir a qualquer momento para falar com uma pessoa, e a equipe da empresa pode assumir a conversa pelo painel. O titular pode pedir a revisão de decisões tomadas unicamente com base em tratamento automatizado (art. 20 da LGPD) pelos canais desta política ou pela própria empresa.
5. Com quem compartilhamos
Somente com fornecedores necessários para o serviço funcionar, que tratam os dados em nosso nome e sob obrigações de confidencialidade e segurança:
- Meta Platforms (WhatsApp Business Platform): para receber e enviar as mensagens do WhatsApp da empresa cliente.
- Anthropic: processa o texto das conversas para gerar as respostas do atendimento automático. Pelos termos comerciais da Anthropic, esses dados não são usados para treinar os modelos dela.
- Google e Microsoft: só quando a empresa conecta o Google Agenda ou o Outlook, para copiar os agendamentos para a agenda do profissional e ler os horários ocupados.
- Cloudflare: DNS, proteção contra robôs (captcha do link de agendamento) e encaminhamento de e-mail.
- Provedores de infraestrutura e de envio de e-mail: servidores onde a Octavia roda e o serviço que envia os e-mails de acesso ao painel.
- Autoridades: quando houver obrigação legal ou ordem judicial.
6. Transferência internacional
Alguns fornecedores (Meta, Anthropic, Google, Microsoft e Cloudflare) processam dados fora do Brasil, principalmente nos Estados Unidos. Essas transferências ocorrem para executar o contrato e o atendimento pedido pelo titular (art. 33, II e IX, da LGPD) e com fornecedores que adotam cláusulas contratuais e medidas de segurança compatíveis com a LGPD.
7. Por quanto tempo guardamos
- Conversas do WhatsApp: apagadas automaticamente depois de 365 dias sem atividade.
- Agendamentos e cadastro de clientes finais: enquanto a empresa cliente usar a Octavia, ou até ela ou o titular pedirem a exclusão.
- Encerramento do contrato: os dados da empresa cliente e dos clientes dela são apagados em até 90 dias, salvo o que a lei obrigar a manter.
- Cópias de segurança: feitas diariamente e guardadas por até 14 dias; depois são apagadas.
- Registros de acesso: 6 meses, como exige o Marco Civil da Internet (Lei nº 12.965/2014).
8. Segurança
Usamos conexão cifrada (HTTPS) em todo o sistema, credenciais de terceiros cifradas com chave guardada fora do banco de dados, isolamento dos dados de cada empresa no próprio banco, acesso ao painel só com login e papéis (administrador, atendente), limites contra abuso e registros sem o conteúdo das mensagens. Nenhum sistema é totalmente imune a incidentes; se ocorrer um incidente relevante, avisaremos as empresas afetadas e a ANPD nos termos da lei.
9. Seus direitos
Pela LGPD (art. 18), o titular pode pedir: confirmação de que tratamos seus dados, acesso, correção, anonimização ou exclusão de dados desnecessários, portabilidade, informação sobre compartilhamento, revogação do consentimento (por exemplo, para deixar de receber lembretes) e revisão de decisões automatizadas.
Se você é cliente final de uma empresa que usa a Octavia, pode pedir diretamente à empresa ou a nós, e encaminharemos à empresa responsável. Para parar os lembretes, basta responder no WhatsApp que não quer mais recebê-los. Veja também a página de exclusão de dados.
Pedidos pelo e-mail contato@octopustecnologia.com.br. Respondemos em até 15 dias. Você também pode reclamar à Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD).
10. Cookies e site
Este site não usa cookies de publicidade nem ferramentas de rastreamento. As fontes do site são carregadas do Google Fonts. O painel da Octavia guarda no navegador apenas o necessário para manter a sessão de login.
11. Encarregado e contato
Encarregado pelo tratamento de dados pessoais: Thiago Araújo, pelo e-mail contato@octopustecnologia.com.br.
Podemos atualizar esta política. Mudanças relevantes serão avisadas às empresas clientes pelo painel ou por e-mail, e a data no topo desta página sempre mostra a última versão.